Внимание! Все шаги описанной ниже процедуре будут корректно выполняться, только если Ваш компьютер находится внутри факультетской сети (где разрешен доступ к серверу с помощью RPC).
Запустите .
Если Вы еще не делали этого на своем компьютере, появится окно мастера по начальной настройке Outlook 2007, на первой странице которого нужно просто щелкнуть кнопку Далее . Ниже приведены картинки, сделанные на основе русскоязычной версии программы, для англоязычной они будут другими.
На следующей странице установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов и опять же щелкните Далее .
На странице Выбор службы электронной почты установите переключатель в положение Сервер Microsoft Exchange и щелкните Далее .
На странице Настройки Microsoft Exchange поле Сервер Microsoft Exchange введите exch.chem.msu.ru , а в поле Имя пользователя — назначенное Вам имя пользователя (на картинке ekv ) и щелкните кнопку Проверить имя .
На экране должно появиться дополнительное окно с запросом имени пользователя и пароля. В этом окне перед именем пользователя нужно указать слово maildomain и поставить обратную косую черту. В поле Пароль введите выданный Вам пароль для доступа к серверу. Чтобы его не пришлось вводить каждый раз, установите флажок Сохранить пароль и щелкните OK .
Внимание! Если имя пользователя и пароль, которые Вы использовали при входе в систему на своем компьютере, не совпадают с теми, которые заданы на почтовом сервере, окно с запросом пароля будет возникать каждый раз при подключении к серверу.
В данный момент программа попытается установить соединение с почтовым сервером, используя введенную Вами информацию. Если эта информация правильная и связь с сервером есть, Вы снова увидите страницу Настройки Microsoft Exchange , но уже в измененном виде (имя сервера EXCH.maildomain.chem.msu.ru и подчеркнутое имя пользователя). Подчеркивание означает, что Ваша учетная запись была однозначно идентифицирована. Оставьте установленным флажок Использовать режим кэширования Exchange (это позволит Вам работать с почтой при отсутствии связи с сервером и несколько снизит нагрузку на него), после чего щелкните Далее .
Появление страницы с надписью Поздравляем! означает, что Вы успешно настроили Microsoft Office Outlook 2007 для работы с Microsoft Exchange Server. Щелкните Готово , и программа Outlook запустится на Вашем компьютере.
Если в дальнейшем Вам понадобится изменить настройки подключения к серверу, воспользуйтесь пунктом Настройка учетных записей в меню Сервис программы Outlook . Либо запустите программу Почта из Панели управления (Control Panel ) системы Windows и щелкните в появившемся окне кнопку Учетные записи .
Cамоучитель MS Outlook → Основы Outlook → Что такое Outlook?
Что такое Outlook?
Outlook 2002 - мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook - это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express - приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.
В первую часть книги вошли такие главы, как:
- Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.
- Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.
- Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.
- Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.
- Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.
- Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.
- Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.
Скрытая копия в Outlook 2010
Microsoft Outlook намного лучше чем продукт, чем тот который был в Windows XP - Outlook Express.
В Windows 7 это уже полноценный клиент и кстати с довольно приятным внешним интерфейсом, что не может не радовать.
Как в Outlook 2007 и Outlook 2010 создать правило, чтобы все письма с определенного адреса перемещались в определенную папку.
Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».
Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».
Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».
Вот у нас появилась созданная нами папка
Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».
В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже
В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».
Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку.
Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»
Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.
Поделюсь с вами небольшой заметочкой о том как спрятать окно Outlook 2010 в трей. То есть если вам нужно что бы почта у вас всегда была открыта при работе с компьютером, но не мешала вам еще одной иконкой в рабочей панели внизу (обычно панель снизу). Как вы можете заметить иконка Outlook висит так же и в трее, так зачем же она будет забирать у вас драгоценную рабочую область и вообще дублироваться, особенно это раздражает людей которые используют большое количество программ одновременно.
Собственно убирается программа в трей буквально тремя нажатиями.
Первое нажатие вам нужно осуществить на стрелочке разворачивающей трей, это справа внизу, возле часов. Второе нажатие на иконке Outlook которая находится в развернувшемся трее. Нажатие нужно осуществить правой кнопкой мишки. Третье нажатие делаем левой клавишей мыши на словах «Скрывать свернутое » (действие показано слева на картинке в моей заметке).
Вот и всё. Теперь когда вы свернете программу Outlook 2010, то она свернется в трей, а у вас будет больше свободного места. Новые пришедшие письма будут как и раньше отображаться предупреждением возле часов в правом нижнем углу. Кстати открыть Outlook можно нажав на иконку в трее двумя щелчками левой клавиши мыши.
Использование группы контактов (ранее - «список рассылки») для отправки сообщения электронной почты нескольким людям - группы проекта, комиссия или даже просто группой друзей - без необходимости для добавления каждого имени Кому, копия или СК строки по отдельности.
Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac .
Дополнительные сведения
Создание группы контактов
Примечание: Участник, добавляемый в группу контактов, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.
Добавление группы контактов, полученной от другого пользователя
Если вы получили сообщение, которое содержит нужную вам группу контактов, сохраните ее в список контактов.
Откройте сообщение электронной почты, содержащее группу контактов.
В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду Добавить в контакты Outlook .
Дополнительные сведения
Создание списка рассылки
Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты . Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, которые доступны для всех пользователей сети. Личные списки рассылки, которые вы создаете в своей папке Контакты , доступны только вам, но вы можете
Откройте сообщение электронной почты, содержащее список рассылки.
В заголовке сообщения щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и выберите в контекстном меню команду Добавить в контакты Outlook .
Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.
Как перенести адреса из Outlook
Как экспортировать контакты
Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.
Экспорт контактов из Outlook 2013
- Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» - «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
- Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».
Выберите нужную для записи информации папку.
Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».
Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.
Экспорт контактов из Outlook 2010
- Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook
- Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.
- Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.
Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».
Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».
При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».
Экспорт контактов из Outlook 2007
- Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
- Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».
- В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».
- Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».
- Дождитесь окончания процесса перемещения.
Как из Outlook перенести контакты в Excel
Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.
Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.
После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.
Как импортировать контакты во всех версиях Outlook
- Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» - «Открыть и экспортировать» - «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
- После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.
Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий
- Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
- В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».
- Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».
- Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.
Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook
- После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
- Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».
- Выберите папку, откуда нужно взять информацию.
- Назначьте место, где будет храниться данные.
Видео: инструкция по переносу контактов
Где в Outlook расположилась адресная книга
Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>
В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации - пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings.
Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
Создание адресной книги в Outlook
После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.
Как добавить контакты в Outlook
Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.
После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.
Добавление контакта из сообщения электронной почты
Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.
Добавление контакта с нуля
Видео: инструкция по добавлению контактов
Как создать список рассылки в разных версиях Outlook
Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».
Создание списка рассылки в Outlook 2013
Создание списка рассылки в Outlook 2010
В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.
Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010
В Outlook 2007 выполните путь «Файл» - «Создать» - «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.
Выберите адресную книгу через «Файл» - «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L
Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество - 100 контактов.
Удаление контактов в Outlook
Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.
Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.
Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.
Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.
Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.
Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты » и жмем на «Главная ». Выбираем пункт «Создать группу контактов » (рис.1)
В поле «Имя » вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников ».
Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов : из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.
В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники ». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть » (рис.2).
Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому… » пишем имя созданной нами Группы контактов . Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому… » сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).
Использование скрытой копии в Outlook
При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.
Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры » и выберите меню «Показать получателей скрытой копии » (Рис. 1).
Введите адрес и отправьте письмо получателю.
Современный век сопровождается невероятной интенсивностью. Практически ежедневно приходится совершать действия, от скорости выполнения которых зависит результативность мероприятий, а вслед за этим может зависеть и успешность карьерного роста.
Часто приходится совершать рассылку важной корреспонденции. Если письма направляются одним и тем же пользователям, то возникает насущный вопрос, как в Outlook создать группу рассылки, которая позволит существенно сэкономить время, благодаря чему удастся совершить несколько дополнительных манипуляций.
Действительно, почтовое приложение Outlook сопровождается многими успешными функциональными возможностями, облегчающими процесс выполнения многих задач.
Если в ваши профессиональные задачи входит работа с почтовым ресурсом , включая не только прочтение и отправку сообщений, но и рассылку различного материала своим непосредственным партнёрам, вам, действительно, полезно изучить информацию, как в Аутлуке создать группу рассылки.
Формирование группы контактов
Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма . Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.
Составление списка
Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.
Запустите почтовое приложение Outlook , в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.
Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».
Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.
Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.
Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».
Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.
В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.
Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.
Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.
Как разослать корреспонденцию
После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.
В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.
Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.
Впишите первые символы из названия — и группа будет предложена автоматически
Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.
Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.
В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик.
Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.
Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook - отличное почтовое приложение , которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.