Outlook -это приложение, которое является важным элементом программного комплекса от производителя Майкрософт. У приложения имеется множество версий. Для большинства организаций это нужный инструмент для организации работы, а также необходим для удобства документооборота.
Во многих фирмах порой приходится тратить много времени на отправку электронных сообщений и по этой причине возникает необходимость экономии времени. Такую возможность дает приложение, когда дело касается рассылки писем для определенной категории получателей (группы). С помощью Outlook можно создавать списки для рассылок.
Как работать с приложением Outlook?
Для начала работы нужно запустить Outlook, нужно два раза щелкнуть по значку приложения расположенному на мониторе или же нажать на «Пуск» и выбрать там из всех программ нужный элемент.
После того как приложение загрузится в меню программы надо выбрать «Файл» и отыскать элемент «Создать».
Затем при наведении курсора мышки на «Создать», там отобразятся подпункты для выбора. Где необходимо найти элемент «Список рассылки» и после нажать на этот элемент расположенной слева кнопкой мышки. После этих действий открывается окошко редактирования и создания новых списков получателей рассылок и писем.
Далее необходимо ввести новое наименование в отображающемся поле – «Имя». Кроме того, программа позволяет создавать различные группы и беспроблемно переключаться с одной группы на другую. К примеру, «Друзья», «Заказчики» и т.д.
Нажимаем на кнопку «Выберите членов», для того чтобы отобразилась адресная книга. Из списка ваших контактов выбираем необходимый адрес и нажимаем на ОК. После этих действий окошко выбора контактов закроется, а в вашем списке рассылок отобразится нужный получатель, процедуру необходимо повторять до заполнения всех нужных адресов. Подобный способ прекрасно подойдет в случае, когда адресная книга Outlook уже заполнена необходимыми адресами (e-mail). Но если нужного контакта не было в адресах, то придется воспользоваться другим способом.
Щелкните кнопкой мышки, расположенной слева по «Добавить». В открывшемся окне, перед вами отобразится два поля «Адрес электронной почты» и «Краткое имя». Удобней всего будет скопировать адрес и имя добавляемого человека, если у вас есть от него уже письмо, в противном случае информацию придется ввести вручную, далее нажмите на ОК. После этого диалоговое окошко закроется и появится в списке новый контакт.
В результате проделанного будет создан, список рассылки писем Outlook
Часто бывает нужно отправить сообщение сразу нескольким получателям - например, всем адресатам, чьи письма у вас находятся в папке Юмор или в папке Семья. Создав группу , вы сможете сэкономить время, и нервы,так как вам не придется вручную вводить все их адреса. Для создания группы нужно выполнить следующие действия.
- Выберите в меню пункты Сервиса Адресная книга, для того чтобы открыть окно Адресная книга.
- Выберите пункты Файл-Создать группу. При этом появится диалоговое окно, в котором вы сможете создать группу.
- Введите имя группы. Постарайтесь придумать удачное имя, отражающее состав группы и содержание обсуждаемых с корреспондентами вопросов.
- Добавьте в группу контакты. С помощью кнопки Выбрать выделите всех относящихся к данной группе адресатов. При этом на экране появится новое диалоговое окно с адресами электронной почты корреспондентов, которые вы сможете включить в группу. В левой части окна выделите нужные имя и адрес и с помощью кнопки Выбрать добавьте их в группу в правой части окна.
- Когда полностью сформируете группу, щелкните на кнопке ОК.
- Чтобы закрыть окно Свойства данной группы, щелкните на кнопке ОК.
- Закройте окно Адресная книга.
Теперь с группой можно работать.
Чтобы отправить сообщение всей группе, введите ее Название в поле Кому, Копия или Скрытая. После этого сообщение будет автоматически отправлено всем членам группы.
Кроме того, можно щелкнуть на кнопке Кому и выбрать группу из списка адресной книги.
Что такое скрытая копия?
Полем Скрытая пользуются для создания «слепых» копий сообщения, т.е. копий, в которых отсутствуют имена других получателей этого письма. Таким образом, если вы отправите скрытую копию письма группе людей, никто из них не будет знать остальных адресатов.
Чтобы получить доступ к полю Скрытая, в открытом окне нового сообщения выберите команду Вид=>Все заголовки. Адресаты, указанные в поле Скрытая, получат копию письма вместе со всеми остальными. Но те, чьи имена значились в полевому или Копия, адресов из поля Скрытая не увидят.
Помните, что поле Кому заполнять обязательно . Если не хотите ничего туда вводить, впишите адрес собственной электронной почты.
Очень удобно вписывать имя группы в поле Скрытая. Читайте об этом поле во врезке «Что такое скрытая копия?» в этом разделе.
Возможность создания скрытой копии очень удобна при рассылке сообщения нескольким людям. Например, отправляя свежий анекдот, внесите все адреса в поле Скрытая, а в поле Кому укажите свое имя. Тогда все смогут прочесть новый анекдот (а возможно, и не все - мало ли что может случиться), и адресатам не придется разглядывать огромный список имен в начале письма.
Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.
Как перенести адреса из Outlook
Как экспортировать контакты
Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.
Экспорт контактов из Outlook 2013
- Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» - «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
- Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».
Выберите нужную для записи информации папку.
Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».
Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.
Экспорт контактов из Outlook 2010
- Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook
- Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.
- Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.
Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».
Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».
При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».
Экспорт контактов из Outlook 2007
- Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
- Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».
- В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».
- Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».
- Дождитесь окончания процесса перемещения.
Как из Outlook перенести контакты в Excel
Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.
Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.
После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.
Как импортировать контакты во всех версиях Outlook
- Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» - «Открыть и экспортировать» - «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
- После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.
Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий
- Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
- В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».
- Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».
- Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.
Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook
- После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
- Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».
- Выберите папку, откуда нужно взять информацию.
- Назначьте место, где будет храниться данные.
Видео: инструкция по переносу контактов
Где в Outlook расположилась адресная книга
Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>
В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации - пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings.
Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
Создание адресной книги в Outlook
После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.
Как добавить контакты в Outlook
Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.
После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.
Добавление контакта из сообщения электронной почты
Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.
Добавление контакта с нуля
Видео: инструкция по добавлению контактов
Как создать список рассылки в разных версиях Outlook
Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».
Создание списка рассылки в Outlook 2013
Создание списка рассылки в Outlook 2010
В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.
Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010
В Outlook 2007 выполните путь «Файл» - «Создать» - «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.
Выберите адресную книгу через «Файл» - «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L
Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество - 100 контактов.
Удаление контактов в Outlook
Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.
Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.
Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.
Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.
Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.
1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки .
Примечание В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.
Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки Outlook
2. В поле Имя введите название Четыре электронных адреса.
3. Щелкните на кнопке Выберите членов .
4. В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.
Примечание Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.
5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).
6. Щелкните на кнопке Члены .
7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.
8. Щёлкните на кнопке ОК .
10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи в поле Краткое имя введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты напечатайте электронный адрес. Установите флажок Добавить контакт , чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК . Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.
Примечание Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Удалить .
Внимание! Все шаги описанной ниже процедуре будут корректно выполняться, только если Ваш компьютер находится внутри факультетской сети (где разрешен доступ к серверу с помощью RPC).
Запустите .
Если Вы еще не делали этого на своем компьютере, появится окно мастера по начальной настройке Outlook 2007, на первой странице которого нужно просто щелкнуть кнопку Далее . Ниже приведены картинки, сделанные на основе русскоязычной версии программы, для англоязычной они будут другими.
На следующей странице установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов и опять же щелкните Далее .
На странице Выбор службы электронной почты установите переключатель в положение Сервер Microsoft Exchange и щелкните Далее .
На странице Настройки Microsoft Exchange поле Сервер Microsoft Exchange введите exch.chem.msu.ru , а в поле Имя пользователя — назначенное Вам имя пользователя (на картинке ekv ) и щелкните кнопку Проверить имя .
На экране должно появиться дополнительное окно с запросом имени пользователя и пароля. В этом окне перед именем пользователя нужно указать слово maildomain и поставить обратную косую черту. В поле Пароль введите выданный Вам пароль для доступа к серверу. Чтобы его не пришлось вводить каждый раз, установите флажок Сохранить пароль и щелкните OK .
Внимание! Если имя пользователя и пароль, которые Вы использовали при входе в систему на своем компьютере, не совпадают с теми, которые заданы на почтовом сервере, окно с запросом пароля будет возникать каждый раз при подключении к серверу.
В данный момент программа попытается установить соединение с почтовым сервером, используя введенную Вами информацию. Если эта информация правильная и связь с сервером есть, Вы снова увидите страницу Настройки Microsoft Exchange , но уже в измененном виде (имя сервера EXCH.maildomain.chem.msu.ru и подчеркнутое имя пользователя). Подчеркивание означает, что Ваша учетная запись была однозначно идентифицирована. Оставьте установленным флажок Использовать режим кэширования Exchange (это позволит Вам работать с почтой при отсутствии связи с сервером и несколько снизит нагрузку на него), после чего щелкните Далее .
Появление страницы с надписью Поздравляем! означает, что Вы успешно настроили Microsoft Office Outlook 2007 для работы с Microsoft Exchange Server. Щелкните Готово , и программа Outlook запустится на Вашем компьютере.
Если в дальнейшем Вам понадобится изменить настройки подключения к серверу, воспользуйтесь пунктом Настройка учетных записей в меню Сервис программы Outlook . Либо запустите программу Почта из Панели управления (Control Panel ) системы Windows и щелкните в появившемся окне кнопку Учетные записи .
Cамоучитель MS Outlook → Основы Outlook → Что такое Outlook?
Что такое Outlook?
Outlook 2002 - мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook - это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express - приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.
В первую часть книги вошли такие главы, как:
- Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.
- Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.
- Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.
- Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.
- Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.
- Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.
- Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.
Скрытая копия в Outlook 2010
Microsoft Outlook намного лучше чем продукт, чем тот который был в Windows XP - Outlook Express.
В Windows 7 это уже полноценный клиент и кстати с довольно приятным внешним интерфейсом, что не может не радовать.
Как в Outlook 2007 и Outlook 2010 создать правило, чтобы все письма с определенного адреса перемещались в определенную папку.
Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».
Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».
Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».
Вот у нас появилась созданная нами папка
Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».
В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже
В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».
Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку.
Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»
Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.
Поделюсь с вами небольшой заметочкой о том как спрятать окно Outlook 2010 в трей. То есть если вам нужно что бы почта у вас всегда была открыта при работе с компьютером, но не мешала вам еще одной иконкой в рабочей панели внизу (обычно панель снизу). Как вы можете заметить иконка Outlook висит так же и в трее, так зачем же она будет забирать у вас драгоценную рабочую область и вообще дублироваться, особенно это раздражает людей которые используют большое количество программ одновременно.
Собственно убирается программа в трей буквально тремя нажатиями.
Первое нажатие вам нужно осуществить на стрелочке разворачивающей трей, это справа внизу, возле часов. Второе нажатие на иконке Outlook которая находится в развернувшемся трее. Нажатие нужно осуществить правой кнопкой мишки. Третье нажатие делаем левой клавишей мыши на словах «Скрывать свернутое » (действие показано слева на картинке в моей заметке).
Вот и всё. Теперь когда вы свернете программу Outlook 2010, то она свернется в трей, а у вас будет больше свободного места. Новые пришедшие письма будут как и раньше отображаться предупреждением возле часов в правом нижнем углу. Кстати открыть Outlook можно нажав на иконку в трее двумя щелчками левой клавиши мыши.