Když na projektu pracuje 5-10 lidí současně, může být obtížné zorganizovat proces. Řetězce v e-mailech se množí, ale informace stále přicházejí pozdě, termíny běží, diskuse a schvalování zaberou spoustu času. Dříve nebo později začne každý tým hledat východisko z této situace. Nejjednodušší a nejspolehlivější správce úloh je program, který automatizuje lví podíl organizačních záležitostí. Jak ale vybrat ten správný, ten, který dokonale zapadne do pracovního schématu a opravdu ušetří čas, a neubere ho? Podobných cloudových služeb je nyní spousta. V této recenzi jsem se rozhodl zaměřit na ty, které ušetří čas i peníze.
Trello
Online služba pro plánování úkolů a řízení malých projektů. Je založen na japonském systému Kanban, který na web přešel z výrobní sféry. Vývojářům Trello se podařilo implementovat hlavní princip Japonců - "just in time". Služba je stejně dobrá při řešení problémů projektového řízení a zvyšování osobní efektivity. Pracovní plocha Trello je systém nástěnek, seznamů a karet, který vám pomáhá organizovat projekty, nápady a úkoly.
Důstojnost
- Multifunkčnost. Trello je správce úloh, deník, fórum pro diskuzi o nápadech a organizátor pro ukládání užitečných odkazů, článků, obrázků a videí.
- Viditelnost. Všechny úkoly k projektu jsou zobrazeny na jedné tabuli.
- Jednoduchost. Intuitivní rozhraní je snadné zjistit sami.
- Možnost integrace s dalšími službami – Dropbox, Google Drive, Gmail, Evernote, Google Calendar, celkem asi 30.
- Flexibilita. Každá karta Trello a samotná služba jsou přizpůsobeny pro konkrétní úkoly .
- Desktopové a mobilní aplikace.
- Počet projektů a účastníků není omezen.
Nedostatky
- Nevhodné pro složité projekty vyžadující velké detaily. Počet karet, seznamů a desek roste natolik, že je obtížné se v nich orientovat.
- Chcete-li dosáhnout maximální efektivity, musíte věnovat čas nastavování a připojování služeb třetích stran.
- Neexistuje žádný Ganttův diagram, který by ilustroval harmonogram projektu.
Stručný návod
Pro práci se službou je potřeba se zaregistrovat (nebo se připojit pomocí účtu Google) a potvrdit registraci dopisem. Nástěnky, seznamy a karty se vytvářejí jedním kliknutím - zadejte název, stiskněte Enter. Nejflexibilnějším prvkem systému je karta, má také nejvíce nastavení. Nástěnky a seznamy se používají hlavně ke strukturování úkolů.
Každá karta je jeden úkol, ke kterému se přidá popis (1), účastníci (2), barevné značky (3), kontrolní seznam nebo to-do-list (4), poté je stanoven termín (5) a soubory jsou připojeno (6). Když dokončíte práci s kartou nebo listem, musíte je archivovat a desku zavřít. Téměř všechny akce v Trello lze provádět několika způsoby, nejjednodušší je s pomocí drug & drop.
Je zdarma
V základní verzi můžete přidat neomezený počet nástěnek, seznamů, karet a členů. K dispozici jsou integrace s Diskem Google a Dropboxem a také 10 MB pro ukládání souborů.
Zaplaceno
Dva plány - Business Class (9,99 $ / uživatel / měsíc) a Enterprise (cena dohodou) - nabízejí 250 MB úložiště souborů, kolekce tabule, vlastní pozadí a nálepky, Evernote, Github, Mailchimp, Salesforce a některé další služby, stejně jako zvýšené bezpečnostní opatření a prioritní technická podpora.
Bitrix24
Jak definovali autoři produktu, jedná se o sociální síť pro práci. Funkčnost služby ve skutečnosti daleko přesahuje správce úloh a zahrnuje interakci se zákazníky, sledování času a tucet dalších obchodních procesů. Ale v rámci tohoto přehledu se jich nebudeme dotýkat a zvážíme pouze ty, které pomáhají efektivně řídit projekty. Pro tyto účely má Bitrix24 možnost přidávat úkoly, přidělovat odpovědné osoby, stanovovat termíny, vést diskuse a sledovat pokrok. A funkčnost sociálních sítí vám umožňuje rychle vyměňovat informace a vyjádřit svůj názor.
Důstojnost
- Hodně možností. Bitrix24 je plnohodnotný firemní portál.
- Cloudové úložiště souborů s řízenou verzí. Můžete je upravovat přímo v systému.
- Vestavěný messenger a možnost výměny zpráv bez opuštění systému.
- Integrace s dalšími produkty Bitrix, včetně CRM a CMS.
- Mobilní a stolní verze.
- Ganttův diagram.
Nedostatky
- Složité a přetížené rozhraní. Chcete-li využít možnosti služby na plný výkon, budete ji muset dlouho studovat.
- Ne příliš agilní technická podpora.
- Plné přizpůsobení systému potřebám vašeho týmu zabere spoustu času.
- Live Feed zabírá většinu pracovního prostoru, který by se dal využít efektivněji.
Stručný návod
Pomocí Bitrix24 je možné napsat plnohodnotný uživatelský manuál o 100 stranách, nyní si tedy krátce projdeme hlavní funkce. Registrace do služby trvá jen pár minut. Hlavní stránka portálu je "Živý kanál" s vertikálním menu vlevo a několika informačními bloky vpravo - "Nadcházející události", "Moje úkoly" a další. Pomocí tlačítka „Přidat“ v levém horním rohu můžete vytvořit novou skupinu, úkol, událost nebo pozvat zaměstnance. V rámci různých skupin je vhodné pracovat na samostatných projektech a shromažďovat tam zaměstnance, soubory a informace.
Do formuláře, který se otevře, musíte zadat název (1) a popis. Ke sledování pokroku můžete připojit kontrolní seznam (3). Soubory (2) se nahrávají několika způsoby: z počítače pomocí Drag'n'drop (4), z cloudového úložiště Bitrix24 (5), z virtuálních disků Google Drive a Dropbox (6) nebo vytvořené v aplikacích MS Office (7 ) . Aby zaměstnanec obdržel oznámení o novém úkolu, musí být k němu přidán tak, že bude odpovědný (8), pozorovatel nebo spoluvykonavatel. Pokud je záležitost naléhavá, je lepší stanovit lhůtu (9). Úkol můžete nastavit stisknutím (10) nebo stisknutím ctrl + enter. K diskuzi nad projekty se využívá funkcionalita sociálních sítí – komentáře a lajky.
Je zdarma
Plán projektu zahrnuje 12 podnikových uživatelů a 5 GB virtuálního diskového prostoru. Většina funkcí placených verzí je k dispozici (telefonování, chat a videohovory mezi zaměstnanci, CRM a další), ale jsou mírně omezeny.
Zaplaceno
Placené tarify 3 - "Projekt +" (990 rublů / měsíc), "Tým" (5490 rublů / měsíc) a "Společnost" (10 990 rublů / měsíc). Jejich majitelé mají přístup k funkcím „obchodní procesy“, „sledování času“, „schůzky a plánování“, pokročilé možnosti od základní sazby a některá další nastavení.