Bez obchodní korespondence v podnikání kdekoli, ať už píšete jménem společnosti nebo svým jménem jako soukromý podnikatel. Přesněji řečeno, jak dodržujete její pravidla. Vaši potenciální obchodní partneři nebo klienti vás budou hodně posuzovat podle toho, jak s nimi komunikujete. Obchodní dopis je, dalo by se říci, „tvář“ obchodníka. A abychom to neztratili, je důležité vědět o zlatých pravidlech komunikace v tomto formátu.
Pravidla obchodního e-mailu
Protože se nyní e-mail používá mnohem častěji než běžná pošta, rozhodli jsme se věnovat pozornost tomu, jak správně vést obchodní korespondenci v síti. Zde je pro vás několik doporučení, jejichž dodržování vám nedovolí ztratit tvář před partnerem.
Název poštovní schránky
První, co nás při otevření nové zprávy upoutá, je adresa, ze které byla odeslána. Mnozí podceňují důležitost tohoto okamžiku a posílají obchodní dopisy z osobních poštovních účtů. Není na tom nic špatného, pokud e-mailová adresa obsahuje pouze vaše jméno ve formátu čitelném pro člověka. Ale pokud existují různé přezdívky jako „kissa1988“ nebo „pupsik-26“, pak je posílání zprávy z takové schránky prostě nepřijatelné. Představte si, jaké emoce bude mít člověk, když dostane obchodní návrh od „miminka“ nebo „sluníčka“.
V obchodní korespondenci také poštovní adresy, které začínají na [e-mail chráněný], [e-mail chráněný] atd. Prostě se neberou vážně a je velká šance, že dopis ani neotevřete. Nejlepší možností je vést obchodní korespondenci s poštovní schránka [e-mail chráněný], kde name je vaše jméno a příjmení, company je název společnosti.
Příjemci
V emailové korespondenci je možné poslat dopis přímému příjemci a další příjemce vložit do kopie. Od příjemců v kopii zprávy se očekává, že na ni neodpoví. Jsou jako pozvaní pozorovatelé. Před odesláním si proto určete, od koho přesně chcete odpověď dostat, a správně seřaďte adresáty. Pokud je to možné, nedávejte mezi přímé příjemce dopisů několik lidí. Může se stát, že vám nikdo z nich neodpoví, pokud se každý psychicky rozhodne „přesunout“ tuto odpovědnost na jiného adresáta.
Pokud jste sami skončili v kopii obchodního dopisu, pak, jak jste již pochopili, odesílatel nečeká na vaši odpověď. Pokud by však bylo nutné odpovědět konkrétně vám, můžete to udělat, ale bylo by slušné se na začátku zprávy omluvit za „zasahování“.
Design dopisu
Formální obchodní styl. V obchodní korespondenci se samozřejmě používá úřední styl. Chybí přídavná jména, zbytečná upřesnění a detaily. Pouze specifika, jasnost a logika. Po napsání obchodního sdělení je užitečné si jej znovu přečíst a odstranit všechny fráze, které nenesou zvláštní sémantickou zátěž a nemění podstatu uvedeného. Teprve když jste přesvědčeni, že všechna taková slova a fráze byly odstraněny, pak můžete říci, že toto pravidlo pro psaní obchodního dopisu bylo dodrženo.
Gramotnost. Říci, že je důležité napsat zprávu správně a bez chyb, je jako říkat „sněhulák by měl být ze sněhu“. Toto pravidlo však nelze nezmínit. Gramotnost je základem každé korespondence. Člověka, který napíše obchodní dopis s pravopisnými chybami, pravděpodobně nikdo nebude brát vážně.
Předmět dopisu. Je nutné to napsat. Snažte se, aby byl krátký, ale prostorný, aby bylo příjemci na první pohled hned jasné, o čem dopis bude. Předmět by se neměl skládat z jednoho slova. "Informace", "Otázka" atd. – Nesprávný předmět obchodního e-mailu. "Obchodní nabídka od společnosti X" je to správné téma. Pokud jsou informace ve vašem dopise obzvláště důležité, můžete je označit speciálním příznakem „důležitost“, který je k dispozici téměř ve všech e-mailových službách.
Písmo. Text zprávy by měl být především čitelný. Používejte proto písmo Arial nebo Times New Roman, zvolte průměrnou velikost (například v mail.ru mail je optimální velikost písma 3). Neexperimentujte s písmy ani barvami. V obchodní korespondenci je to nevhodné. Nepoužívejte velká písmena, vykřičníky ani jiné speciální znaky (včetně emotikonů). Jediné, co je povoleno, je výběr některých frází kurzívou nebo tučným písmem. Ale snažte se to používat pouze v případě, že je to nezbytně nutné.
Pro snadnější čtení a lepší sdělení můžete v textu dopisu použít podnadpisy. Ale nemělo by jich být příliš mnoho - ne více než 3-4.
Jeden odstavec by neměl mít více než 4 řádky. Když čteme velmi dlouhé odstavce, text splývá a hlavní myšlenka se může ztratit.
Jakékoli převody a seznamy by měly být provedeny pomocí speciálních značek.
Firemní šablona. Bude skvělé, když vytvoříte firemní šablonu e-maily ve vašem firemním stylu. A všechna obchodní sdělení budete zasílat pouze s touto šablonou. To vám umožní odlišit se od ostatních a zachovat formálnost, kterou obchodní sdělení vyžaduje. Se „značkou“ to však nepřehánějte – přílišná kreativita jen uškodí. Koneckonců, mluvíme o obchodní komunikaci, ne o zábavě. Nezapomeňte také, že příjemci mohou vaše zprávy číst nejen na počítači, ale také na mobilní zařízení. Proto musí být šablona optimalizována pro různá rozlišení obrazovky.
V jednom dopise by měl být pouze jeden informační důvod. A v souladu s tím by od příjemce měla být implikována pouze jedna cílová akce. Za nesprávné se považuje, pokud v jedné zprávě obsahuje několik otázek, návrhů nebo požadavků adresátovi najednou.
Měl by být rozdělen do následujících částí:
- úvod;
- hlavní část;
- závěr.
V úvodu stručně uveďte účel sdělení a důvody pro jeho napsání. Hlavní částí je samotná podstata dopisu. Na závěr je třeba shrnout výše uvedené - mohou to být závěry, požadavky, pokyny, návrhy a tak dále. Je vysoce nežádoucí používat v obchodní korespondenci jakékoli „dovětky“. Vyhněte se také aforismům, metaforám, příslovím a podobně.
Pokud potřebujete odeslat dopis grafický obrázek, pak jej nevkládejte do samotného textu zprávy, ale přiložte samostatný soubor. Obrázky se nemusí správně zobrazovat na různá zařízení nebo být zcela deaktivován v rozhraní poštovní program příjemce. V textu v případě potřeby jednoduše uveďte „informace jsou v přiloženém souboru“. Pokud existuje několik takových souborů, nezapomeňte napsat jejich názvy.
Pokud použijete zkratky a zkratky, musíte si být 100% jisti, že příjemce pochopí, co se pod nimi míní. Obecně je lepší hrát na jistotu a takové věci nepoužívat.
Nedostatek emocí. Obchodní dopisy by neměly obsahovat žádné emocionální zabarvení. Obvykle. A to i v případě, že napíšete stížnost a opravdu chcete dát najevo plnost svého rozhořčení, nebo naopak upřímně děkujete svému partnerovi za úspěšný obchod. Zpráva by měla být zdrženlivá a dokonce do určité míry chladnokrevná. Každý člověk oceňuje svou individualitu, ale obchodní korespondence nikoli Nejlepší způsob projevit to. Formální dopis od veselého nebo smutného člověka, školníka popř výkonný ředitel by mělo být stejné.
Používání slovní zásoby. K propojení vět v obchodní korespondenci se používají následující sady výrazů:
- kvůli tomu důvodu;
- na jakém základě;
- silou (něčeho);
- v souladu s;
- na základě;
- Dávejte pozor na;
- S ohledem na;
- co sloužilo.
Atd. V obchodních dopisech je také povoleno používat zkratky a zkratky, které jsou obecně přijímány v odvětví, ve kterém je zpráva napsána. Pokud jste na pochybách, zda příjemce konkrétní zkratce rozumí, pak je lepší napsat frázi celou.
Pozdravy. Prosím, nikdy nepoužívejte klišé "Dobrý den". To je, dalo by se říci, špatná forma nejen obchodní korespondence, ale v zásadě i e-mailů. Optimální pozdrav je „Dobrý den, křestní jméno / patronymika křestního jména“. Mimochodem, je dobré oslovovat příjemce zprávy jménem nejen v pozdravu, ale i dále v textu. Pokud si píšete s osobou, se kterou se osobně neznáte, musíte hned na začátku uvést, odkud máte adresu příjemce.
Velikost písmen. Toto není umělecké dílo ani vaše osobní myšlenky „na toto téma“. Zpráva by měla být co nejkratší, aby zprostředkovala úplnost informací v ní obsažených. Optimální je, pokud se text dopisu vejde na jednu „obrazovku“. Čtení dlouhých dopisů je únavné a mnoho lidí to obtěžuje.
Odpovědi na dopisy. Když odpovídáte na přijatou zprávu, vždy klikněte na tlačítko „Odpovědět“, nikoli na tlačítko „Napsat“. Při první možnosti se ve vaší odpovědi automaticky vytáhne celá historie korespondence. To je správné, protože člověk si nemusí hned vzpomenout, kdo jste a co po něm chcete, pokud nevidí pozadí. Zvláště pokud od poslední korespondence uplynulo více než pět dní. Při odpovědi na jeho zprávu můžete svého partnera citovat. To mu dá šanci zapamatovat si, o čem jste mluvili předtím.
Vždy poděkujte partnerovi, kde je to vhodné. Můžete například napsat „Vladimire, děkuji za váš dopis“ nebo „Irino Alekseevno, děkuji za tak rychlou odpověď.“ Takové nuance ukážou vaši úctu k partnerovi a změkčí náladu elektronické komunikace.
Pokud vám partner poslal zprávu, ve které vám vyjádřil svou nespokojenost nebo dokonce upřímně hrubě, snažte se mu neodpovídat stejným způsobem, bez ohledu na to, jak moc byste chtěli. Situace se liší, ale vždy reagujte zdvořile a zdrženlivě.
Samozřejmě čím dříve odpovíte, tím lépe. Skvělé, pokud můžete odpovědět během několika hodin. Tento časový rámec je optimální. Ale řekněme, že odpověď je během několika dní. Psychologové říkají, že člověku vyhovuje doba čekání na odpověď na e-mail 48 hodin, tedy dva dny. Pokud musíte čekat déle, může to být již vnímáno jako neuctivé nebo ignorované. Pokud problém uvedený ve zprávě vyžaduje více času, abyste odpověděli, pak nezapomeňte napsat, že jste dopis obdrželi, vzali ho v úvahu a odpovězte co nejdříve. Tímto způsobem se odesílatel alespoň nebude cítit ignorován.
Závěr dopisu. Neměli byste psát fráze, které lze vnímat jako pokus o manipulaci: „Opravdu doufám v výhodnou spolupráci“, „Předem děkuji za odpověď“ a tak dále. V elektronické korespondenci je lepší se rozloučit frázemi „S úctou“, „Moje upřímné přání“ a podobně. Ano, takové fráze jsou stereotypní, ale pro obchodní komunikaci jsou nejvhodnější. Do podpisu napište své jméno, příjmení, funkci a název firmy. Nechte také kontakty, kde vás lze kontaktovat, kromě E-mailem.
Čas odeslání. E-maily samozřejmě nejsou určeny ke čtení ihned po jejich přijetí. Ale v etice podnikání e-mailem Za nesprávné se považuje zasílání e-mailových zpráv o víkendech, svátcích, pozdě večer nebo v noci. Snažte se dodržovat standardní pracovní dobu.
A samozřejmě před kliknutím na tlačítko „odeslat“ pečlivě zkontrolujte pravopis jména příjemce a jeho emailová adresa. Znovu si přečtěte celý text zprávy a zkontrolujte, zda neobsahuje překlepy nebo nesprávné fráze.
Pro zadání objednávky na nákup určitého zboží obvykle vyplňují speciální objednávkové formuláře (objednávkové formuláře), kde je uvedeno množství (množství) produktů, jejich popis (popis), cena (cena), platební podmínky ( podmínky platby), datum dodání, slevy atd. V některých případech, kdy je potřeba upřesnit některé body objednávky (aby byly určité body zcela jasné), je sepsán průvodní dopis, ke kterému je přiložen objednávkový formulář.
Pokud je prodávající (prodávající) nebo dodavatel (dodavatel) zboží schopen objednávku splnit, zašle kupujícímu (kupujícímu) potvrzení objednávky (potvrzení objednávky, popř. potvrzení), které
nejčastěji se jedná o kopii objednávky (kopii objednávky, popř. duplikát), podepsanou Prodávajícím. Obvykle je k průvodnímu dopisu přiloženo potvrzení objednávky, ve kterém prodávající vyjadřuje poděkování za objednávku a zároveň informuje kupujícího o některých změnách (změny cen, dodacích lhůt apod.).
Nemůže-li prodávající nebo dodavatel zboží z nějakého důvodu splnit objednávku, buď objednávku odmítne (odmítne (odmítne, odmítne) objednávku), nebo nabídne adekvátní náhradu (náhradu) za zboží, které nejsou k dispozici.
Klišé a výrazy objednávkových dopisů:
- -- V odpovědi (odpověď) na náš dopis (fax) ze dne (ze dne)... , děkujeme za... -- V odpovědi na váš dopis (fax) ze dne... děkujeme za... .
- -- Přijímáme vaši nabídku a je nám potěšením zadat vám objednávku na ...
Klišé a výrazy dopisů s potvrzením objednávky:
- -- Velice děkujeme za Vaši objednávku č. ... z (datováno) ...
- -- Doufáme, že „budete mít dobrý obrat a že s vaší společností budeme v budoucnu jednat.“ -- Doufáme, že budete mít dobrý obrat a budeme s vaší společností spolupracovat i v budoucnu.
Supermarket ShopRite
Rio Grande, NJ 08240
Naše objednávka na boty
V reakci na Váš dopis ze dne 14. února Vám děkujeme za zaslání Vašich katalogů a pánských bot. Jsme si jisti, že po nich bude v Rusku velká poptávka.
Přijímáme Vaši nabídku a rádi si u Vás objednáme pánské boty Přikládáme naši objednávku č. 14.
S úctou,
Enc. Objednávka č.14
- O R D E R č.14
- (prosím obraťte se na
toto číslo na všech
Supermarket ShopRite
Rio Grande, NJ 08240
Dodejte prosím 1000 kusů oblečení pro miminka v názvech a barvách uvedených níže:
Název Barva Množství
Modré tričko 200
Bílé tričko 100
Černé tričko 100
Růžové tričko 300
Cena: 4,99 $ za kus (celkem - 4 990 $)
Doručení: letecká přeprava
Platba: akreditivem
Standardní balení
p.p. Hlavní nákupčí
kouzelník_říman v konceptu „skryté kopie“, učení se nedělat hloupostiPřekvapivě mnoho lidí, když jsou požádáni, aby poslali dopis několika lidem najednou, jednoduše uvedou adresy do pole „Komu“, což je normální, když je tento dopis adresován vašim kolegům nebo přátelům, ale když posíláte dopisy skupině klientů, zobrazíte tak všem adresy a další příjemce, čímž vlastně odhalíte svůj adresní základ.
Stačí, aby kterýkoli z klientů přeposlal tento dopis vaší konkurenci a vaše kontakty okamžitě uniknou.
Je to zvláštní, ale mnoho lidí ani zdaleka ne hloupých je překvapeno, když zjistí, že pokud potřebujete poslat dopis mnoha příjemcům, aby o sobě navzájem nevěděli, existuje pro to pole „Skrytá kopie“.
Například pro mail.ru to bude vypadat takto:
A ještě jednou krátce:uvedené adresy v "kom" - každý vidí, komu jste dopisy poslali, uvedeno ve "slepé kopii" - každý si myslí, že dopis je pouze pro něj.
A každý příjemce obdrží dopis, kde v poli "komu" bude pouze jeho adresa . U jiných programů, pokud nemůžete najít, kam umístit Skrytou kopii, požádejte někoho, aby vám to ukázal. Další drobnost, určitě uveďte jednu adresu do pole „do“, většina programů popř poštovní servery bez tohoto parametru vám nebude umožněno odeslat e-mail.
A tak pokud jde o zasílání nabídek, novinek skupině vašich zákazníků – zde je praxe používání skryté kopie jednoznačná, musíte skrýt svou adresní základnu. Zajímavý bod s rozesíláním dopisu svým kolegům, zde se doporučuje jednat podle situace, např. zaslat dopis s žádostí o zaslání podnětů (např. pro zlepšení služeb zákazníkům) a pokud každý kolega vidí, že jiný lidé dostali stejný dopis, pak s největší pravděpodobností neodpoví - spolehněte se na ostatní, takže musíte použít skrytou kopii. Pokud je tato objednávka splněna, tak například uvedení „kdo“ ze šéfa vašeho kolegy udělá prostě zázraky a vaše objednávka bude splněna.
Samostatný problém s dodavateli. Na jedné straně by označení všech příjemců v kopii mělo dodavateli ukázat, že máte na výběr, a měl by vám nabídnout dobré ceny. Na druhou stranu manažer, který váš dopis obdržel, když vidí, že byl zaslán nejen jemu, bude s vaší žádostí nejspíš nakládat jako na „cool“. Osobně si podle mě myslím, že u dodavatelů je potřeba používat slepou kopii minimálně pro ochranu obchodního tajemství, ale spíše pro dobré vztahy s manažerem dodavatele.
Můžete si přečíst nedávný případ chyby specialisty, kdy všichni příjemci viděli jiné příjemce: V tomto chatu všechny smeč, byli tam opravdu slušní lidé - ředitelé, ale přesto mnozí dostali jako odpověď spam.
No, jako vždy, diskuze v komentářích vítána.
Každý den posíláme desítky e-mailů. Někdy se jedná o velmi krátké zprávy, např.: „Jdeme na oběd?“. Někdy – kterým prezentujete svou firmu nebo web. Když je hodně písmen a málo času, začneme spěchat a dělat chyby. Obvykle maličkosti, jako překlep, ale někdy existují takové, které mohou skutečně poškodit vaši pověst a zničit váš vztah s klientem nebo zaměstnancem.
Tomu se lze vyhnout, jen je potřeba se sbírat a dávat si pozor na některá úskalí. Zde jsou nejčastější chyby při odesílání e-mailů. Čtěte pozorně a pamatujte, že nejprve je potřeba si udělat krátkou pauzu, zkontrolovat, zda je vše v pořádku, a teprve poté kliknout na tlačítko „Odeslat“.
Vytáčíte špatnou adresu
Nejčastější a nejotravnější chyba. Představte si, že chcete příteli nebo přítelkyni poslat docela osobní fotografie, ale automaticky zadáte adresu svého šéfa nebo zákazníka. A teprve poté, co dopis odejde, si s hrůzou uvědomíte, co se právě stalo. Pokud je to nějaká útěcha, každý z nás se v této situaci alespoň jednou v životě ocitl: právníci posílali důvěrné dokumenty na opačnou stranu, designéři poslali rozvržení stránek nesprávnému klientovi a tak dále. Ale když se to stane nám, zdá se, že se nám země vzdaluje pod nohama.
Naštěstí v mnoha poštovních službách, například ve stejném Gmailu, existuje funkce. Zapněte to a zadejte velký časový interval - takže, víte, klidnější.
Zapomněl jsi investovat
Napsal jste, že k dopisu byl připojen soubor, ale zapomněl jste jej připojit. Další častá chyba, která často vede k nedorozuměním a omluvám. Na jednu stranu je to v pořádku, nikdo není dokonalý, ale je lepší si vše nejdřív zkontrolovat, a až potom poslat dopis. A abyste se vyhnuli dotazům příjemce, doporučujeme uvést všechny přiložené soubory přímo v těle dopisu. Například takto:
Ahoj Maxime! Posílám vám nějaké soubory, jsou v příloze:
Dohoda o službách
GIF s kočkou
Na zdobení nemyslíš
Seznamte se, jak si pamatujete, podle oblečení. Pokud nechcete, aby vás váš e-mail nutil k okamžitému smazání, zapracujte na jeho podobě. Říká se, že by se tomu mělo věnovat tolik času jako obsahu. Dnes je to naštěstí snadné. K tomu doporučujeme použít aplikaci Wix ShoutOut, vybrat si vhodnou šablonu a přidat do ní svůj text. Nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti, jen se ujistěte, že vše vypadá úhledně a krásně. Mimochodem, dobrý mailing list má svá tajemství a pravidla, proto vám doporučujeme přečíst si našeho ředitele e-mailového marketingu. Neděkuj.
Neuvádíte předmět
Předmět dopisu plní přibližně stejnou roli jako nadpis textu. Zobrazí se vedle vašeho jména, příjemce to vidí a rozumí tomu, co jste mu poslali: faktura, výsledky schůzky, pracovní nabídka, vzhled webu atd. Pamatujte, že předmět by měl být jasně formulován tak, aby v případě potřeby člověk váš dopis rychle našel, a přesvědčivý, aby ho zaujal, mluvíme-li například o mailing listu. Není to tak dávno, co jsme psali o tom, jestli jste zapomněli - stojí za to si to znovu přečíst.
Neukládáte koncepty
Pokud rádi píšete dopisy do textové editory, pak častěji ukládejte, jinak to dopadne tak, že jste celý den seděli nad dopisem a pak najednou zamrzne počítač a vše je pryč. Nebo pište přímo na poštovní služba- poté se všechny vaše skici automaticky uloží do složky "Drafts".
Jste nezdvořilý
Zdvořilost v korespondenci je stejně důležitá jako v životě. Zde jsou základní pravidla, která musí všichni a všichni dodržovat:
Vždy poděkujte odesílateli za dopis, zvláště pokud vidíte, že odvedl dobrou práci. Pamatujete si, když jsme se všichni jako děti učili „kouzelná“ slova? Nezapomínejme na ně, přestože jsme již dospělí.
Zachovejte klid, i když je záležitost mimořádně naléhavá a důležitá. Nervozita a výčitky rozhodně k ničemu dobrému nepovedou.
Začněte a ukončete svůj dopis běžnými frázemi. Míra formálnosti bude záviset na tom, s kým si dopisujete. Pokud je to váš šéf nebo jen úředník, nepoužívejte „Ahoj“, „Sbohem“ nebo „Polibek“. A naopak, pokud píšete kolegovi nebo kamarádovi, obejdete se bez tradičního „S úctou“.
Nečteš text
Tiskové chyby mohou zkazit celkový dojem, proto si psaný dopis pečlivě přečtěte, nejlépe několikrát. Pochybnosti o pravopisu nebo syntaxi – přejděte na Diploma.ru. Je lepší sedmkrát měřit, tedy kontrolovat, než se později omlouvat za překlepy a dokazovat, že jste skutečně gramotní.
A mimochodem: pokud se bojíte omylem poslat nedokončený dopis, napište nejprve celý text a až poté zadejte adresu příjemce.
Do kopie dopisu neuvádíte správné osoby
Pojďme zjistit, kdo může váš dopis vůbec obdržet. Pole Komu je primární příjemce. Pole „CC“ je osoba, která obdrží kopii. Nevztahuje se přímo k diskutované problematice, ale chce nebo by si měl být vědom. Pole "Skrytá kopie" jsou skrytí příjemci. Přidáte je, ale primární příjemce je nevidí. A tady je potřeba být opatrný: můžete si splést kopii a skrytou kopii a příjemce si pak bude myslet, že je špehován.
Mějte na paměti, že je důležité, aby si někteří lidé byli vědomi toho, co se děje. Nechcete poslouchat výčitky na téma „Jak jste mě nemohli přidat do kopie?! Pracoval jsem na tomto projektu dva měsíce!“ Máte-li pochybnosti, přidejte všechny, kteří mají s problémem cokoli společného. Možná ne každý bude rád, že je rozptylován, ale žádné stížnosti na vás nebudou.
Nepřihlásíte se k odběru
Napsal jste „S úctou, Mášo“ a myslíte si, že je vše v pořádku, ale příjemce dopisu sedí a láme si hlavu nad tím, co je to za Mášu. Z tiskárny? Nebo snad ilustrátor? Abyste ho nenutili hádat - nastavte podpis a bude automaticky přidán na konec každé vaší zprávy. Nezapomeňte uvést své křestní jméno, příjmení, název společnosti, pozici a kontaktní údaje, jako je Skype nebo telefonní číslo. Můžete přidat adresu - ačkoliv se jedná o reklamu, je nenápadná.
Vybral si špatný čas
Psaní dopisů v noci není nejlepší nápad. Důvod první: musíte být přes den strašně unavení, nemyslíte moc dobře a riskujete, že uděláte všechno indikované chyby. Druhý důvod: lavina ranní pošty pod sebou zasype váš půlnoční dopis a v blízké době ho adresát rozhodně neuvidí. A za třetí: očividně vám nic jiného nezbývá, když ve tři ráno píšete obchodní dopisy.
Naše rada: pokud se nic důležitého a naléhavého nestalo, posílejte zprávy od pondělí do pátku a dále pracovní doba jako všichni normální lidé.
Potřebovat pro vaše podnikání? Vytvořte si to sami na Wix – je to snadné a zdarma!
PROTI Microsoft Outlook Můžete určit, že pro všechny zprávy, které odešlete, bude automaticky odeslána kopie (kopie) do jiných e-mailových konferencí nebo uživatelů.
Jeden scénář, ve kterém je toto pravidlo užitečné, je při odpovídání všem členům skupiny na příchozí e-mailové zprávy, jako je hub technická podpora. Když jeden člen skupiny odpoví na zprávy, ostatní členové skupiny automaticky obdrží kopii odpovědi, takže všechny odchozí zprávy budou aktuální.
pravidla klienta
Vytvořte pravidlo
Nyní pokaždé, když odešlete zprávu, ať už je to nová zpráva, přepošlete zprávu nebo odpovíte lidem nebo skupinám uvedeným v pravidle, budou automaticky přidáni jako příjemci kopie. Jména osob nebo skupin se nezobrazují v řádku „CC“ Napište zprávu, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.
Zakázání pravidla
V zobrazení Pošta na kartě Domov zmáčknout tlačítko předpisy > Spravujte pravidla a upozornění.
Na záložce v sekci pravidlo
Klepněte na tlačítko OK.
Pravidla a upozornění.
Rada: Další informace o tom, jak rychle zakázat toto pravidlo pro jednotlivé zprávy, naleznete v další části ("").
Použití kategorie k zakázání automatického odesílání kopie pro jednotlivé zprávy
Pokud chcete flexibilitu deaktivace automatických nových pravidel kopírování na základě jediné zprávy, aniž byste museli procházet dialogové okno pravidla a upozornění, můžete spolu s pravidlem použít funkci kategorií v Outlooku.
Rada:
Nejprve musíte vytvořit pravidlo automatické slepé kopie (CC) pro všechny e-mailové zprávy, které odešlete.
Toto konkrétní pravidlo se nazývá pravidla klienta. Pravidlo klienta se provede pouze na počítači, na kterém bylo vytvořeno, a provede se pouze v případě Aplikace Outlook spuštěna. Pokud byste poslali e-mail pomocí účet e-mailu na jiném počítači, pravidlo se z tohoto počítače nespustí, takže bude vytvořeno na tomto počítači. Stejné pravidlo musí být vytvořeno na každém počítači, který hodláte používat.
Vytvořte pravidlo
Nyní, pokaždé, když odešlete zprávu, ať už se jedná o novou zprávu, když zprávu přepošlete nebo odpovíte lidem, nebo distribuční seznamy uvedené v pravidle budou automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob ani distribuční seznamy se nezobrazují v řádku "CC" Napište zprávu, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.
Zakázání pravidla
Chcete-li zabránit odeslání automatické kopie, musíte pravidlo nejprve deaktivovat.
V Pošta v nabídce Servis zmáčknout tlačítko Pravidla a upozornění.
Na kartě Pravidla e-mailu V kapitole pravidlo zrušte zaškrtnutí políčka odpovídající pravidlu, které jste vytvořili.
Klepněte na tlačítko OK.
Nyní můžete odeslat zprávu, aniž byste automaticky posílali její kopii jiným lidem nebo seznamům adresátů. Pravidlo bude neaktivní, dokud nebude znovu povoleno v dialogovém okně Pravidla a upozornění.
Rada:
Použití kategorie k zakázání automatického odesílání kopie pro jednotlivé zprávy
Pokud chcete zakázat nové pravidlo automatického kopírování pro jednotlivé zprávy bez otevření dialogového okna Pravidla a upozornění, můžete pravidlo nastavit na kategorii, která je k dispozici v aplikaci Office Outlook 2007.
Upravte pravidlo, které jste vytvořili dříve, aby při přidání zadané kategorie do zprávy pravidlo automaticky neodesílalo kopii.
Když chcete zakázat pravidlo automatického kopírování pro zprávu, použijte na ni kategorii.
Rada: Klávesovou zkratku můžete použít, pokud jste ji zadali při vytváření kategorie.
Při odeslání zprávy se pravidlo automatického odesílání kopie nepoužije.